Facturación electrónica desde 2025: lo que las empresas B2B deben saber

Desde el 1 de enero de 2025 rige en Alemania: toda empresa debe poder recibir facturas electrónicas en operaciones B2B. Una «factura electrónica» no es simplemente un PDF enviado por correo — se refiere a un formato estructurado y legible por máquina, como XRechnung o ZUGFeRD, que puede procesarse de forma automatizada.

La obligación de recepción ya rige ahora, sin excepciones. Para el envío, en cambio, todavía existen plazos transitorios: las empresas con una facturación del año anterior superior a 800.000 euros deberán emitir ellas mismas facturas electrónicas a partir de 2027, las empresas más pequeñas a partir de 2028. Hasta entonces, las facturas en papel o en PDF simple siguen siendo admisibles en operaciones B2B con el consentimiento del destinatario.

En la práctica esto significa: si todavía no puede recibir facturas electrónicas, debería ponerse al día pronto — la obligación ya rige, independientemente de su propio plazo de envío. Una simple bandeja de entrada de correo basta técnicamente para recibir facturas; el verdadero reto está en el procesamiento automatizado posterior.

Ahí es donde está el beneficio real: cuando una factura electrónica entrante se lee automáticamente y se incorpora a la contabilidad, desaparece la introducción manual — un ahorro de tiempo que va más allá del mero cumplimiento normativo. Además, sigue vigente la obligación GoBD de conservación inalterable durante al menos ocho a diez años.

Tratar este cambio como un mero ejercicio de cumplimiento desaprovecha su potencial. Bien configurada, la factura electrónica sustituye por completo un paso de proceso manual — y precisamente esos cuellos de botella son donde la automatización realmente compensa.