E-Rechnung seit 2025: Was B2B-Unternehmen nach der Übergangsfrist wissen müssen

Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland: Jedes Unternehmen muss in der Lage sein, elektronische Rechnungen im B2B-Geschäft zu empfangen. Eine „E-Rechnung" ist dabei nicht einfach ein PDF per E-Mail — gemeint ist ein strukturiertes, maschinenlesbares Format wie XRechnung oder ZUGFeRD, das automatisiert verarbeitet werden kann.

Die Empfangspflicht gilt bereits jetzt, ausnahmslos. Für den Versand gibt es dagegen noch Übergangsfristen: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro müssen ab 2027 selbst E-Rechnungen ausstellen, kleinere Unternehmen ab 2028. Bis dahin sind Papier- und einfache PDF-Rechnungen im B2B-Geschäft mit Zustimmung des Empfängers noch zulässig.

Für die Praxis heißt das: Wer heute noch keine E-Rechnungen empfangen kann, sollte das zeitnah nachrüsten — die Pflicht läuft bereits, unabhängig von der eigenen Versandfrist. Ein einfacher E-Mail-Posteingang reicht dabei aus, um Rechnungen entgegenzunehmen; die eigentliche Herausforderung liegt in der automatisierten Weiterverarbeitung.

Genau hier zeigt sich der eigentliche Nutzen: Wird eine eingehende E-Rechnung automatisch ausgelesen und in die Buchhaltung übernommen, entfällt die manuelle Erfassung — ein Zeitgewinn, der über die reine Pflichterfüllung hinausgeht. Zusätzlich gilt weiterhin die GoBD-Pflicht zur unveränderbaren, mindestens acht- bis zehnjährigen Aufbewahrung.

Wer die Umstellung als reine Compliance-Übung behandelt, verschenkt Potenzial. Richtig eingerichtet, ersetzt die E-Rechnung einen händischen Prozessschritt vollständig — und genau solche Engstellen sind es, an denen sich Automatisierung wirklich lohnt.